Conservazione sostitutiva dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari

L’Associazione, rappresentativa degli operatori della digitalizzazione documentale

e della conservazione sostitutiva, ha chiesto all’Agenzia delle Entrate, se a seguito dell’entrata in vigore del decreto ministeriale 17 giugno 2014, recante “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005”, sia ancora obbligatorio comunicare l’impronta dell’archivio informatico, come prescritto dall’articolo 5 del decreto ministeriale 23 gennaio 2004.

Il dubbio nasce dalla previsione contenuta nell’articolo 7, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014, ai sensi del quale “Le disposizioni di cui al decreto 23 gennaio 2004 continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell’entrata in vigore del presente decreto.”

L’Associazione ha osservato che, l’invio dell’impronta dell’archivio informatico era originariamente finalizzata a datare con certezza l’esistenza dei documenti e delle firme apposte, eliminando il problema legato alla scadenza dei certificati di firma digitale.

Tale esigenza sarebbe venuta meno con l’estensione della validità delle marche temporali da tre a vent’anni, operata dall’articolo 49 del D.P.C.M. 30 marzo 2009.

Per tale ragione non sarebbe più da comunicare l’impronta dell’archivio informatico, e nessuna nuova esigenza sarebbe stata identificata con il provvedimento del direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 143663 del 25 ottobre 2010, attuativo di tale obbligo.

Per tali motivi, l’Associazione è del parere che, nonostante il tenore letterale dell’articolo 7, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014, l’obbligo di comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico sia completamente abrogato.

L’agenzia delle Entrate ha risposto dichiarando che l’articolo 7, commi da 2 a 4, del D.M. 17 giugno 2014, dispone:

“2. Dalla data di entrata in vigore del presente decreto è abrogato il decreto del Ministro dell’economia e delle finanze del 23 gennaio 2004. 3. Le disposizioni di cui al decreto 23 gennaio 2004 continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell’entrata in vigore del presente decreto. 4. I documenti conservati in osservanza delle regole tecniche di cui al comma 3 possono essere riversati in un sistema di conservazione elettronico tenuto in conformità delle disposizioni del presente decreto.”

In base alla lettera del comma 3, per i documenti conservati prima dell’entrata in vigore della norma citata sembrerebbe sussistere l’obbligo di trasmettere alle competenti Agenzie fiscali l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale, previsto dall’articolo 5, comma 1, del D.M. 23 gennaio 2004.

Si osserva, tuttavia, che l’obbligo di trasmissione in parola aveva dichiaratamente la finalità di “estendere la validità dei documenti informatici”. Detta validità è stata successivamente disciplinata dall’articolo 49 del D.P.C.M. 30 marzo 2009, che dispone:

“1. Tutte le marche temporali emesse da un sistema di validazione sono conservate in un apposito archivio digitale non modificabile per un periodo non inferiore a venti anni ovvero, su richiesta dell’interessato, per un periodo maggiore, alle condizioni previste dal certificatore. 2. La marca temporale è valida per il periodo di conservazione stabilito o concordato con il certificatore di cui al comma 1.”

Tale previsione, replicata nell’articolo 53 del D.P.C.M. 22 febbraio 2013, ha superato di fatto la necessità di estendere la validità dei documenti informatici, originariamente soddisfatta con l’obbligo di trasmissione di cui al citato articolo 5 del D.M. 23 gennaio 2004. Ne discende che, il predetto obbligo di trasmissione per i documenti conservati prima dell’entrata in vigore del D.M. 17 giugno 2014 non è più necessario rispetto all’originaria finalità di estendere la validità dei documenti informatici, in virtù delle previsioni recate dai citati D.P.C.M. 30 marzo 2009 e 22 febbraio 2013.

Pertanto l’Agenzia delle Entrate condivide la soluzione interpretativa prospettata dall’Associazione.

Fonte: Agenzia delle Entrate Risoluzione N. 4/E del 19 gennaio 2015